Spóźnienia do pracy to prawdziwa bolączka pracodawców.
Zjawisko jest na tyle poważne, że choć na co dzień przymykamy na nie oko, to w skali miesięcznej mocno daje się we znaki, a spóźnienia dotyczą około 20% pracowników.

Ogólnopolskie badania Work Service S.A. z 2012 roku wykazały, że polscy przedsiębiorcy łącznie tracą 12,5 mln zł na spóźnieniach. Codzienne 15-minutowe spóźnienie Twojego pracownika to 5 godzin jego pracy w miesiącu. Przy pensji 3000 zł brutto będzie Cię to kosztować ok. 100 zł miesięcznie i prawie 1200 zł rocznie! Za sumę strat można zakupić lepszy sprzęt w firmie, dać premię pracownikom, przeznaczyć ją na działalność charytatywną, wizerunkową lub badania.

Powody spóźnień
Ostatnie badania donoszą, że ilość spóźnień maleje o 3% w stosunku do roku poprzedniego. Przyczyną jest trudna sytuacja na rynku pracy w obliczu kryzysu. Niestety nadal nie jest to satysfakcjonujący wynik – bezustannie nasilają się problemy z dotarciem do pracy. Spóźnienia ze względu na korki uliczne stanowią aż 21%. Statystyki są zatrważające: według badania, co szósty pracownik deklaruje, że spóźnia się do pracy, a co dwudziesty spóźnia się średnio raz w tygodniu.

Wpływ spóźnień na morale w firmie
Spóźnienie do pracy jest nie tylko problemem dla szefa, ale też dla reszty załogi. Działa demotywująco na zespół, szczególnie kiedy większa ilość spóźnień pozostaje bezkarna. Pracodawca może wystosować upomnienie, musi również kontrolować, czy pracownik usprawiedliwia swoje nieobecności.

Spóźnienia są zachowaniem uciążliwym dla całego zespołu, bo skoro ktoś na tym korzysta, to czemu inni nie mogą? Rodzi się frustracja. Najważniejsze jest jednak to, że szef dowiaduje się o wszystkim jako ostatni. Problem dociera do niego kiedy sytuacja jest krytyczna i oczekuje się surowych działań. Warto zapobiegać takim sytuacjom nim będzie za późno.

Problemem również jest to, że pracownicy niekiedy wpisują się na listę obecności punktualnie, pomimo spóźnienia. Rozwiązaniem będzie wykorzystanie elektronicznego systemu ewidencjonującego czas pracy, który automatycznie wskaże spóźnienia, za które pracodawca nie ma obowiązku płacić. Czas pracy liczony jest bowiem od momentu zalogowania się w systemie, co wymaga włączonego komputera – a zatem pełnej gotowości do pracy.

Systemy elektroniczne usprawniają liczenie czasu pracy i minimalizują spóźnienia
Wielu pracodawców zastanawia się nad wprowadzaniem elektronicznych systemów ewidencji czasu pracy. Ich zaletą jest dokładność, łatwość edycji i (zazwyczaj) możliwość przenoszenia danych do programów księgowych. Zmniejsza to koszty zatrudnienia osób ewidencjonujących czas pracy, a automatyzacja zapobiega wielu błędom.

Korzystanie z systemów ewidencji nie tylko wspomaga proces liczenia czasu pracy – ewidencja jest obowiązkiem pracodawcy. Prawo pracy jest w tym zakresie surowe i wszelkie błędy, bądź naruszenia kodeksu mogą wiązać się z upomnieniem inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, bądź karą grzywny (do 30 tys. zł!). A w przypadku udowodnionego fałszerstwa lub utajenia danych pracodawcy grozi kara pozbawienia wolności.

Ceny systemów elektronicznych są różne – systemy oparte na zaawansowanym oprogramowaniu są tanie, dużo droższe natomiast jest zainstalowanie systemów obsługujących czytniki magnetyczne. Przykładowo, zainstalowanie czytników kart w firmie, w której pracuje około 50 pracowników to wydatek rzędu 6 tysięcy złotych.

Ze względu na komfort użytkowania takich systemów, lepiej korzysta się z logowania na mniejszych jednostkach przy wykorzystaniu zaawansowanych aplikacji – na przykład przyznaje się pracownikom dostęp do logowania na ich komputerach lub na paru komputerach znajdujących się w biurze, bądź na hali. Frustrację może budzić również częsta konieczność zalogowania się punktualnie o wyznaczonym czasie – nikt przecież nie chce stać przed urządzeniem z oczekiwaniem na godz. 8:00. W razie omyłki, menedżer musi skorygować czas logowania. Zaleca się zatem ustalenie elastycznego czasu pracy, bądź wprowadzenie autokorekty czasu logowania (oczywiście za zgodą pracowników).

Sprawny system kontroli czasu pracy usprawnia organizację
O ile papierowy system ewidencji czasu pracy praktycznie nie wymaga inwestycji, to wiąże się z wysokimi kosztami osobowymi – wydłuża czas pracy osób do spraw kadr.
Przeciętny pracownik zajmujący się kadrami musi spędzić nad listą około 15 minut dziennie + ponad 10 godzin miesięcznie (często obowiązki te przypadają na szefa). Koszty można zmniejszyć poprzez zautomatyzowanie procesu przy użyciu systemu elektronicznego,
przy czym ewentualne korekty zajmują do 5 minut dziennie + 4 godziny miesięcznie.

Faktem jest również to, że często koszty osobowe zdają się być utajone. Szukając oszczędności patrzymy na ceny usług i towarów, nie zaś na optymalizację działań i czasu pracy. Papierowy system ewidencji czasu pracy nie wyklucza też problemu spóźnień. Z tego względu dużo bardziej wydajne jest zastosowanie systemów elektronicznych.

Najlepsze środki zaradcze na spóźnienia
System elektronicznej ewidencji czasu pracy zapewnia samokontrolę pracowników. Wprowadzając listę z zewnętrznym zegarem, pracownik stara się przyjść na czas. Nie może dopisać sobie paru minut – wyeliminować spóźnienia. W ten sposób można zapobiegać niepotrzebnym kosztom, których suma może być zatrważająca w skali rocznej.

Pracodawca wiedząc o spóźnieniach nie musi wypłacać za nie pensji tylko wtedy, jeżeli spóźnienie zostanie udokumentowane. Jest to wymiar kary budującej wstrzemięźliwość pracowników. Z drugiej strony nie warto też być zbyt rygorystycznym – regularne spóźnienia parominutowe należy załatwić po dżentelmeńsku, prosząc, by pracownik posiedział te kilka minut dłużej.

Ewidencjonowanie spóźnień co prawda nie pomoże w odpracowaniu straconego czasu – spóźniając się na poranny meeting pracownik właściwie traci dodatkowy czas na zaznajomienie się z tematem.

Często również spotykamy się z problemem, kiedy pracownik musi wyjść kilka minut wcześniej na tramwaj/autobus. Co należy zrobić? Warto dbać o zadowolenie naszych podwładnych, bo przekłada się to na ich motywację i jakość pracy. Ewentualnie możemy zliczać te wcześniejsze wyjścia i dogadać się z pracownikiem, by w ramach rekompensaty raz na miesiąc posiedział godzinę dłużej. W tym celu przydatny okaże się system liczący godziny pracy z dokładnością minutową.

Podsumowanie
Pracodawca na co dzień spotyka się z różnymi trudnościami generującymi koszty – spóźnienia, wpisywanie dłuższego czasu pracy przez pracowników, duża liczba obowiązków pracowników ds. kadr. Rozwiązaniem na te problemy jest wprowadzenie elektronicznego systemu ewidencji czasu pracy. System wzmacnia dyscyplinę w zespole, zabezpiecza również firmę przed błędami w rozliczeniach, a także usprawnia codzienne działania kalkulacyjne. Oszczędność czasu pracowników do spraw kadr jest zazwyczaj wyższa niż zakup samego systemu elektronicznego.

W trosce o Twoją firmę dokonaliśmy starań by stworzyć produkt rozwiązujący wszystkie opisane tu problemy. KartaPracy.pl stanowi innowacyjny system elektronicznej ewidencji czasu pracy, którego funkcjonalność jest stale rozwijana, dostosowując się do wymogów rynku.