1. Skontrolować sytuację w firmie w każdej chwili

KartaPracy jest aplikacją internetową, dlatego całą jej zawartość można przeglądać z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy laptop, tablet lub smartfon i dostęp do Sieci – aby sprawdzić kto aktualnie jest w firmie, o której godzinie przyszedł lub czy jest na spotkaniu służbowym.

2. Uzyskać podsumowanie godzin pracy i nadgodzin

Lista obecności pokazuje, ile godzin przepracowali pracownicy w danym miesiącu, a także ile dni byli w pracy, ile spędzili na urlopie czy chorobowym. Ponadto sprawdzić można sumę nadgodzin i porównać czas przepracowany do wymaganego harmonogramem.

3. Dostrzec każde spóźnienie, wyjście i nieobecność

Przejrzyste wykresy ułatwiają dostrzeżenie wszelkich odstępstw od norm określonych harmonogramem pracy. Wszelkie spóźnienia i nieobecności są sumowane i dostępne do wglądu pracodawcy.

4. Sprawdzić powód nieobecności pracownika w biurze

Otwierając KartęPracy dowiemy się z jakiego powodu nie ma pracownika na jego stanowisku – wyszedł na przerwę? ma spotkanie z klientem? jest na urlopie lub chorobowym? a może po prostu nie przyszedł do pracy?
Wystarczy jeden rzut oka – i wszystko jasne!

5. Ustalić harmonogramy pracy ogólne i indywidualne

Wypełniając kilka pól ustalimy w jakich godzinach nasi pracownicy powinni przebywać w firmie. Istnieje możliwość ustalenia przedziału czasowego w jakim mogą się pojawić na stanowisku. Harmonogram można ustalić dla całej firmy lub dla każdej grupy pracowników osobno. Ponadto dla każdego pracownika można ustalić grafik indywidualny, bądź rozliczać go elastycznie – według sumy przepracowanych godzin.

6. Łatwo i bezkolizyjnie planować urlopy

Przejrzysty wykres dni wolnych, chorobowych i urlopów pozwoli dokładnie ustalić kto nie powinien w danym terminie opuszczać firmy, aby nie doprowadzić do sytuacji braku osoby odpowiedzialnej za pewne działania.

7. Zapisać statystyki obecności na dysku lub wydrukować je

Listy obecności i miesięczne karty ewidencji czasu pracy są w każdej chwili gotowe do wydruku lub eksportu do .pdf.

8. Utworzyć profesjonalne raporty akceptowane przez ZUS i PIP

KartaPracy generuje dokumenty zgodne ze standardami urzędów i inspekcji państwowych, które można przeznaczyć również na użytek własnej księgowości.

9. Podzielić pracowników na grupy

Istnieje możliwość podzielenia pracowników na grupy oraz ustalenia osobnych harmonogramów dla każdej z grup, takich jak biuro, produkcja czy serwis. Dzięki temu łatwiej planować i ewidencjonować nadzorować czas pracy.

10. Uniemożliwić zliczanie nadgodzin

Jeżeli w firmie nie funkcjonuje rozliczenie uwzględniające nadgodziny, można bardzo łatwo pozbyć się ich z wszelkich danych i wykresów, lub nie udostępniać pracownikom informacji o nich.

11. Ustalić przełożonych i przydzielić im uprawnienia

Do każdej grupy pracowników można przypisać przełożonego i przydzielić mu odpowiednie uprawnienia (przeglądanie obecności, edycja obecności, zatwierdzanie wniosków urlopowych). Każdy z przełożonych będzie odpowiedzialny za nadzór nad własną grupą pracowników i tylko do danych o jego pracownikach będzie miał dostęp.

12. Zatwierdzać wnioski urlopowe

Przy pomocy jednego kliknięcia można zatwierdzić lub odrzucić złożone przez podwładnych wnioski urlopowe lub zgłoszone zwolnienia lekarskie.  Ta odpowiedzialność może być przeniesiona również na przełożonego grupy.

1. Łatwo zarejestrować rozpoczęcie i zakończenie pracy

W wygodny i szybki sposób pracownik rejestruje swoją obecność w pracy na jeden z 4 sposobów:

• przez przeglądarkę – logując się na dedykowanej stronie,
• mailowo – wysyłając wiadomość o odpowiednim temacie,
• kartą – zbliżając ją do odpowiedniego czytnika,
• odciskiem palca – przykładając go do skanera.

2. Wykorzystać przerwę regulaminową

Kliknięcie odpowiedniego przycisku lub wysłanie maila spowoduje,
że chwilowa nieobecność w pracy zostanie usprawiedliwiona należną pracownikowi przerwą.

3. Zgłosić wyjście służbowe

Pracownik może zasygnalizować również, że jego nieobecność w firmie ma związek z pracą – zalicza swój czas pracy do odpowiedniej kategorii, a ponadto może dodać odpowiedni opis np. „spotkanie z klientem X”.

4. Przejrzeć swoje obecności

Jeżeli pracodawca udostępnił taką opcję, pracownicy mogą zobaczyć wykres swoich obecności wraz z oznaczeniem spóźnień, przerw i nadgodzin.